Quản trị Hành chính Văn phòng không đơn giản là nghề “bàn giấy”

Trước kia, trong suy nghĩ của nhiều người, công việc hành chính, văn phòng chỉ là 8h/ngày ngồi văn phòng, sắp xếp và ghi chép, tổ chức công tác văn thư lưu trữ, quản lý con dấu và các giấy tờ pháp lý liên quan đến công tác vận hành của công ty. Tuy nhiên, thời kỳ hội nhập với sự đa dạng các hoạt động của doanh nghiệp đã tạo nên yêu cầu cho những nhân viên văn phòng năng động có thể đảm nhận các công việc mang tính bao quát, tích hợp nhiều chức năng, nhiệm vụ khiến công việc hành chính, văn phòng trở nên mới mẻ hơn. Trong đó, ngoài việc xử lý các giấy tờ pháp lý, nhân viên Hành chính Văn phòng còn cần đảm nhiệm nhiều công việc khác như:

• Lễ tân: đảm nhiệm công việc đưa đón và tiếp khách, tiếp công dân,... tại văn phòng của tất cả các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức, các chương trình và dự án;

• Tổ chức sự kiện, hội họp;

• Truyền thông: giới thiệu và quảng bá hình ảnh cho cơ quan, doanh nghiệp;

• Quản trị Hệ thống Thông tin;

• Quản trị Nhân sự Văn phòng;

• Quản lý Cơ sở Vật chất của toàn đơn vị, tổ chức,...

Sinh viên Duy Tân năng động, bắt nhịp và đáp ứng tốt với nhu cầu công việc từ doanh nghiệp…

Để nắm bắt và xử lý chu toàn các công việc này, nhân viên Hành chính Văn phòng không chỉ cần có:

• năng lực trong việc xây dựng kế hoạch quản lý và triển khai,

• tư duy mạch lạc để ghi chép và lưu trữ văn bản một cách có hệ thống

mà còn phải có nhiều kỹ năng “mềm” khác như:

• kỹ năng giao tiếp để liên lạc, giao dịch với người dân, đối tác, khách hàng,

• kỹ năng ứng biến và xử lý trước các tình huống phát sinh,

• khả năng ứng dụng Tin học, công nghệ mới trong quản trị văn phòng, hay

• khả năng sử dụng tiếng Anh giao tiếp, dịch thuật các tài liệu liên quan đến các công tác hành chính, số liệu,...

Tuy nhiên, một thực tế đáng quan tâm chính là rất nhiều nhân viên làm trong văn phòng của các cơ quan, doanh nghiệp đều là… trái ngành nên đã không có đầy đủ kỹ năng, thiếu tính chuyên nghiệp. Nguyên nhân là do có rất ít các trường đại học đào tạo ngành học này dẫn đến số lượng sinh viên tốt nghiệp hàng năm không đáp ứng được nhu cầu tuyển dụng từ nhiều cơ quan, doanh nghiệp. Nhiều đơn vị chấp nhận tuyển sinh viên tốt nghiệp trái ngành vào làm và phải dành khá nhiều thời gian để đào tạo lại cho nhân viên có thể hội đủ kiến thức và kỹ năng.

Do đó, khi mở ra chuyên ngành đào tạo Quản trị Hành chính Văn phòng, ĐH Duy Tân đã nghiên cứu rất kỹ lưỡng về nhiều mặt như chương trình đào tạo, số lượng sinh viên đào tạo từng năm để cung cấp cho xã hội, chất lượng cần có của nguồn nhân lực Hành chính Văn phòng,... Chia sẻ về vấn đề này, ông Nguyễn Huy Tuân - Phó Khoa Quản trị Kinh doanh, ĐH Duy Tân cho biết: “Quản trị Hành chính Văn phòng là chuyên ngành có sức hấp dẫn rất lớn đối với các bạn trẻ hiện nay, nhất là với những bạn có năng lực tổ chức, quản lý, điều hành, có phong cách tự tin, có khả năng ngoại giao và yêu thích sự năng động, sáng tạo. Thời kỳ hội nhập, trước sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, sự xuất hiện của nhiều doanh nghiệp nước ngoài, của các tổ chức phi chính phủ, các tổ chức xã hội đã mang đến nhiều cơ hội việc làm hành chính, văn phòng hấp dẫn với mức lương lý tưởng. Tuy nhiên, để có thể làm việc một cách chuyên nghiệp, các nhân viên cần phải tốt nghiệp đúng chuyên ngành này với chương trình đào tạo chính quy. Có như vậy, công việc mới trở nên hiệu quả và mới có thể gắn bó với công việc lâu dài được.”

… khi được học tập và nghiên cứu trong các thư viện, phòng học với máy móc, thiết bị hiện đại tại ĐH Duy Tân

Phương pháp đào tạo tiên tiến cùng nhiều cơ hội thực tập cho sinh viên

Áp dụng hiệu quả 2 mô hình đào tạo tại trường gồm:

• CDIO: Conceive - Hình thành Ý tưởng, Design - Thiết kế Ý tưởng/Sản phẩm, Implement - Thực hiện/Triển khai Ý tưởng/Sản phẩm, Operate - Vận hành Sản phẩm/Dự án, cho khối ngành Công nghệ - Kỹ thuật;

• PBL: Problem-Based Learning/Project-Based Learning - Học theo Vấn đề/Học theo Dự án, cho khối ngành Kinh tế, Quản trị, Khoa học Sức khỏe và Khoa học Xã hội & Nhân văn

đã giúp nâng cao chất lượng, năng lực của sinh viên Duy Tân, mang về rất nhiều giải thưởng lớn trong nước và quốc tế. Điều này giúp ĐH Duy Tân tự tin tiếp tục áp dụng các mô hình học tập sáng tạo này cho tất cả ngành nghề mới tại trường. Sinh viên theo học chuyên ngành Quản trị Hành chính Văn phòng sẽ được tiếp cận với phương pháp đào tạo PBL ngay từ năm thứ nhất bên cạnh các lúc năng mang tính tương tác cao khác như:

• diễn giảng tích cực,

• hỏi đáp theo logic bài học,

• thảo luận nhóm,…

để nâng cao tính chủ động của sinh viên trong quá trình học tập và nghiên cứu.

Để sinh viên tốt nghiệp ngay khi đi làm không bỡ ngỡ với công việc, Khoa Quản trị Kinh doanh, ĐH Duy Tân đã kết nối với nhiều đơn vị, doanh nghiệp trên địa bàn Đà Nẵng để sinh viên có thể thực tập và kết nối việc làm. Trong đó có thể kể đến như:

• Công ty TNHH Thương Mại & Dịch Vụ Karuto,

• Công ty CP Cao Su Đà Nẵng,

• Công ty CP Ô tô Trường Hải,

• Ngân hàng TMCP Bản Việt Chi nhánh Đà Nẵng,

• Công ty Cổ Phần Savico Đà Nẵng,

• Công ty Chứng khoán Yuanta Chi nhánh Đà Nẵng,

• Ngân hàng TMCP Á Châu - Chi nhánh Đà Nẵng,

• Ngân hàng TMCP SCB - Chi nhánh Đà Nẵng,...